Devenir un pro du voyage pro, ce n’est pas sorcier… Si commerciaux, techniciens, ouvriers sont les secteurs les plus concernés par les déplacements professionnels, tous les domaines d’activité répondent à une même réglementation.
En ce qui concerne l’indemnisation
Pas besoin de vous imaginer au bout du monde, un voyage professionnel commence au moment où l’on est envoyé en dehors des locaux de son entreprise. Qu’il soit de courte ou longue durée, ce déplacement implique des frais de transport, d’hébergement et de repas. Des frais que l’employeur a l’obligation de rembourser. Pour maîtriser la note, l’entreprise peut toutefois édicter certaines règles et ne rembourser que les dépenses qu’elle juge strictement nécessaires. L’important est d’en informer le salarié en amont. L’entreprise peut, par exemple, prévenir son employé qu’elle ne remboursera les trajets en avion qu’au tarif Economy. Libre au voyageur de voler en Business mais le supplément sera à sa charge.
Les modes de remboursement possibles
Certaines dépenses sont obligatoirement remboursées par l’employeur, si elles n’ont pas été réglées en amont. Cela concerne les titres de transport et d’hébergement, les dépenses supplémentaires liées aux repas, les visites chez les clients ou les fournisseurs, la participation à des réunions professionnelles, des congrès et des séminaires et plus généralement, tout ce qui présente un intérêt pour la société. Tant que le salarié apporte un justificatif, le plus souvent note de frais, facture ou ticket de caisse, le remboursement est pris en charge. Certaines sociétés utilisent aussi des cartes bancaires d’entreprise. L’employé n’avance pas les frais puisque le prélèvement s’effectue sur le compte de l’entreprise. Il doit néanmoins justifier les dépenses effectuées avec les mêmes justificatifs.
Sur les conditions d’hébergement
Au même titre que le transport et les repas, l’employeur doit prendre en charge l’hébergement du salarié si celui-ci est envoyé plusieurs jours loin de son domicile. La réservation et le choix de l’hébergement peuvent être effectués par l’employeur ou par l’employé. Le cas échéant, l’entreprise doit lui communiquer un budget à respecter. Si c’est l’employeur qui choisit l’hébergement, il doit s’assurer que la chambre sera adaptée à la mission de son employé. Dans les hôtels Première Classe par exemple, les chambres sont agencées pour allier confort et fonctionnalité. Parking, checkin 24h/24, distributeurs automatiques, connexion Wifi gratuite et petit-déjeuner à volonté pour 5-6 euros… L’offre est pensée pour les voyageurs pros.
Pour ce qui est des moyens de transport
C’est l’employeur qui doit déterminer le moyen de transport pour se rendre jusqu’au lieu prévu. Il doit évidemment être compatible avec l’état de santé du salarié. Ce dernier a tout intérêt à fournir un certificat médical au cas où il ne pourrait pas prendre l’avion par exemple. Et si un salarié subit des contretemps durant son voyage, vol annulé ou retardé par exemple, il ne pourra pas être sanctionné s’il peut en apporter la preuve. Enfin, l’employeur ne peut pas obliger un salarié à utiliser son véhicule personnel. Avant de traverser la planète pour mener à bien sa mission professionnelle, il est parfois utile de traverser le couloir jusqu’au service RH. Mieux vaut poser quelques questions avant le départ que de se retrouver avec des factures qui ne seront pas remboursées.
Avec 20Minutes
