Voyages d’affaires : comment les TPE et PME s’organisent ?
La majorité des petites et moyennes entreprises cherchent à se développer en partant à la conquête de nouveaux marchés. Selon leur secteur d’activité, les commerciaux et dirigeants doivent se déplacer dans d’autres régions de France, voire du monde. Mais comment organiser ces déplacements professionnels ?
Voyages d’affaires : un budget limité pour les commerciaux de TPE
Les multinationales ne sont pas les seules à envoyer leurs représentants à travers le monde pour trouver de nouveaux débouchés commerciaux. Les très petites entreprises (TPE) sont également concernées par le développement à l’international. Certes, cette problématique ne touche pas tous les secteurs mais dès lors que l’activité de l’entreprise s’inscrit dans un marché concurrentiel mondialisé, la recherche de clients hors de la région, du pays ou du continent de l’entreprise s’avère indispensable. Un budget voyages doit donc être dégagé. Or, les moyens humains et financiers d’une entreprise de moins de dix salariés sont limités. Les représentants qui se déplacent pour signer de nouveaux contrats seront donc amenés à sélectionner les solutions les moins onéreuses. A ce titre, ils opteront notamment pour une location de véhicule, des vols low cost ou encore des hôtels étapes.
PME : des voyages d’affaires hétéroclites
Les besoins et conditions en termes de voyage d’affaires sont particulièrement hétérogènes entre les PME. Difficile en effet d’établir un profil type pour une catégorie d’entreprises qui peut compter entre 10 et 250 salariés. Ces structures doivent généralement se tourner vers un marché global afin de faire face à la concurrence. Selon leur branche d’activité, le marché et la cible à toucher, les PME ont pour obligation d’envoyer leurs commerciaux à travers les différentes régions du monde. Néanmoins, rares sont celles qui disposent d’un service consacré au voyage d’affaires. Les représentants des entreprises organisent souvent eux-mêmes leurs tournées professionnelles. Et sans mutualisation de moyens et d’actions à l’échelle de leur entreprise, les PME paient généralement le prix fort pour des prestations modestes.
Des solutions sur mesure pour organiser ses voyages d’affaires
Nombre de PME sont réticentes à l’idée de faire appel à une agence de voyages pour les accompagner dans l’organisation des voyages d’affaires. Pour autant, ces dernières disposent désormais de solutions alternatives qui permettent de préserver l’autonomie chère aux PME, tout en optimisant le budget consacré aux dépenses de voyages.
De plus, pour construire leur offre à destination de ce nouveau marché, elles se sont appuyées sur des évolutions sociétales comme la disparition progressive de la frontière entre vie privée et vie professionnelle pour les cadres des PME. Conséquence ? Elles offrent des prestations en ligne orientées utilisateurs adaptables aux attentes des entreprises et de leurs représentants en termes de déplacement. Ces solutions assurent un gain économique certain pour les entreprises mais aussi des voyages de meilleure qualité, un allègement des démarches et une souplesse de l’offre.
L’évolution du modèle économique des agences de voyages
Quelques années auparavant, le recours à un professionnel du voyage était systématique pour les PME. Depuis Internet, les réservations de transports et d’hôtellerie sont facilement accessibles. Et petit à petit, les PME ont tenté de réaliser des économies en n’externalisant plus leur budget voyages. Cette évolution a incité les agences de voyages à adapter leur modèle économique dans le but d’améliorer leur service tout en diminuant leur impact financier. Sont alors apparus les travel management companies (TMC), véritables professionnels du voyage d’affaires.
Trois bonnes raisons de faire appel à un expert
Budget mesuré, amélioration des conditions de voyage des représentants, souplesse et sécurité pour les PME… Autant d’avantages qui incitent les entreprises à recourir à une agence de voyages spécialisée. Il faut dire que la prestation du professionnel est rapidement rentabilisée par les contrats négociés par les agences. En effet, celles-ci disposent d’une parfaite connaissance des transporteurs ainsi que des chaînes d’hôtellerie et mutualisent les prestations pour réduire les coûts. Un expert du voyage d’affaires saura en outre s’adapter aux besoins de son client pour offrir des solutions personnalisées. Cela représente une charge en moins pour l’entreprise et son collaborateur en déplacement qui pourra se consacrer au développement de la marque et profiter de transports et d’un hébergement de qualité. Il est également intéressant de centraliser les réservations auprès d’un interlocuteur unique. L’agence de voyages peut ainsi vérifier l’ensemble du budget voyages à l’aide d’un reporting consolidé.
