15 conseils pour organiser votre voyage d’affaires à l’étranger

Les voyages d’affaires peuvent représenter des opportunités stratégiques pour le développement d’une entreprise. Lorsque vous décidez de voyager à l’étranger pour des raisons professionnelles, vous pouvez faire une étude de marché et trouver de nouveaux clients.

Si vous travaillez déjà avec plusieurs clients anglophones, le voyage d’affaires à l’étranger vous permettra de mieux comprendre leurs attentes pour bâtir une relation de long terme et adapter vos offres.

Quel que soit l’objectif de votre déplacement, l’équipe Break Into English vous donne 15 conseils pour bien le préparer.

Pourquoi voyager à l’étranger pour votre entreprise ?

L’objectif d’un voyage d’affaires à l’étranger dépend de votre activité, de vos projets de croissance et du potentiel du marché international pour votre entreprise. La plupart des professionnels organisent des déplacements d’affaires pour :

• participer à un salon ou à un autre événement international
• faire une étude de marché et vérifier le potentiel d’un pays pour leurs projets
• trouver des nouveaux clients
• mieux comprendre les besoins et les attentes de leurs clients internationaux, afin d’y adapter leurs offres
• rencontrer leurs potentiels fournisseurs et prestataires de services
• mettre en place des partenariats internationaux

Quel que soit l’objectif de votre voyage d’affaires, vous serez amené à communiquer avec vos potentiels clients ou partenaires en anglais. Pour cela, il est important de maîtriser l’anglais des affaires ou de suivre un cours en amont. Si vous avez besoin de développer votre vocabulaire d’anglais dans votre secteur d’activité, les professeurs certifiés de Break Into English vous proposent un cours d’anglais en ligne en entreprise. Il s’agit d’un cours individuel ou de groupe, qui s’adresse à vos collaborateurs qui font souvent des voyages d’affaires dans des pays anglophones. Selon vos besoins et l’avancement de vos projets, Break Into English peut vous proposer également un coaching avancé en anglais des affaires.

Les 15 questions à vous poser lorsque vous préparez vos voyages d’affaires

Dans l’objectif d’optimiser l’organisation de votre voyage d’affaires à l’étranger, l’équipe Break Into English vient de préparer une checklist de 15 questions. Analysez-les une par une et tenez-en compte pour ne rien oublier.

Question n°1 – Voyage d’affaires à l’étranger ou visioconférence : que choisir ?

Lorsque vous avez plusieurs fournisseurs, partenaires ou clients à l’international, il est important d’échanger régulièrement sur vos projets. Lorsque vous devez envoyer des contrats, des factures et d’autres documents techniques, vous pouvez privilégier les échanges par email.

En revanche, lorsqu’il s’agit de discuter sur un sujet précis et répondre à leurs questions, mieux vaut échanger de vive voix. Cela vous permettra de rendre vos échanges plus humains et de créer une ambiance propice à la collaboration.

Si vous souhaitez échanger de vive voix à tout moment, vous pouvez proposer un appel téléphonique ou une visioconférence. Cette dernière peut se dérouler sur la plateforme de votre choix, soit Google Meet, Teams, Skype ou Zoom.

Selon votre budget, vous pouvez également prévoir des voyages d’affaires dans le pays de vos clients. C’est le meilleur choix si vous souhaitez bâtir des relations solides sur le long terme. En revanche, cette option n’est pas accessible à toutes les entreprises, notamment à celles qui souhaitent réduire leurs budgets.

Question n°2 – Comment calculer le budget d’un voyage d’affaires à l’étranger ?

Le budget d’un déplacement professionnel à l’étranger dépend de nombreux facteurs, dont : 

• le pays de votre partenaire et la distance à parcourir
• le choix de la solution de transport
• la location d’un véhicule à l’étranger ou l’usage des transports en commun
• l’hébergement
• les différents services que vous allez utiliser dans votre ville de destination
• la durée du séjour
• le nombre de professionnels concerné par le voyage d’affaires

Si vous souhaitez minimiser le budget de votre voyage d’affaires à l’étranger, vous pouvez choisir les services les plus économiques. Il est également possible de réduire sa durée ou d’effectuer un déplacement individuel.

Question n°3 – Quelle est la durée idéale d’un voyage d’affaires à l’étranger ?

La durée d’un voyage d’affaires à l’étranger dépend de plusieurs facteurs : 

• l’objectif du déplacement : visiter des partenaires potentiels, rencontrer des clients, participer à un salon professionnel, intervenir lors d’un événement, etc.
• les contacts avec lesquels vous avez besoin d’échanger : s’ils sont nombreux, prévoyez plusieurs jours
• les villes que vous ciblez : si vos contacts ne sont pas tous dans la même ville
• la durée du trajet : si votre destination est lointaine, vous pouvez être amené à prévoir une journée de déplacement, voire plus
• l’adaptation au décalage horaire : lorsque le pays de destination est sur un autre fuseau horaire, vous pouvez être amené à prévoir quelques heures de repos à l’arrivée

Selon votre destination, un séjour de 3 à 5 jours peut convenir. Il permet d’organiser des réunions, de nouer des contacts et d’assurer un suivi efficace. Un séjour plus court risque de compromettre la qualité des échanges, tandis qu’un déplacement prolongé peut devenir contre-productif et entraîner des coûts supplémentaires.

Question n°4 – Combien de villes envisagez-vous de visiter ?

Lorsque vous planifiez un voyage d’affaires, il est essentiel de déterminer combien de villes vous envisagez de visiter. Cette décision dépend de plusieurs facteurs, notamment des personnes avec lesquelles vous avez besoin d’échanger en présentiel. Vos contacts peuvent travailler dans des structures implantées dans différentes villes, c’est pourquoi il est important de prendre en compte les adresses dans la préparation de votre voyage d’affaires à l’étranger.

Si votre budget est limité, privilégiez les villes où vous avez plusieurs contacts à voir. Cela vous permettra de réduire les coûts liés aux déplacements entre les villes et la durée de votre séjour. Dans certains cas, vous pouvez décider de visiter une seule ville, ce qui vous permettra de rester centré sur vos partenaires clés et d’optimiser l’organisation de vos déplacements.

Question n°5 – Quel est le meilleur moment pour réserver un hôtel et un voyage ?

Le meilleur moment pour réserver un hébergement et un voyage dépend de plusieurs facteurs, notamment la destination, la saisonnalité et la flexibilité de vos dates.

De manière générale, il est conseillé de réserver votre vol entre 1 et 3 mois à l’avance pour des voyages courts et jusqu’à 6 mois pour des destinations plus lointaines. Cela vous permettra de bénéficier des meilleurs tarifs, dans la mesure où il est possible d’anticiper votre déplacement.

En ce qui concerne l’hébergement, de nombreux hôtels offrent des réductions de dernière minute en dehors des périodes de forte affluence. En revanche, si vous voyagez pour un événement important ou en haute saison, organisez votre voyage en amont pour avoir un choix plus large et pour bénéficier de prix plus attractifs. Privilégier une réservation en milieu de semaine peut également permettre de trouver de meilleures offres, les tarifs ayant tendance à fluctuer selon la demande.

Question n°6 – Avez-vous préparé les trajets sur place ?

Avez-vous anticipé vos déplacements une fois arrivé à destination ? Que ce soit pour arriver à l’hôtel que vous avez réservé, pour vous rendre à vos différents rendez-vous professionnels ou pour faire une promenade dans la ville entre deux réunions, une bonne organisation des trajets sur place vous fera gagner un temps précieux.

Pensez à vérifier les options de transport disponibles : taxis, location de vélos ou transports en commun. Si vous envisagez de voyager avec des collègues et des partenaires, vous pouvez également envisager la location d’une voiture.

Utiliser des applications peut également vous éviter bien des désagréments, notamment en cas d’imprévus. Une planification minutieuse vous assurera des déplacements fluides et sans stress, vous permettant de vous concentrer sur vos objectifs professionnels.

Question n°7 – Comment gérer le décalage horaire pendant un voyage d’affaires à l’étranger ?

Lorsque votre pays de destination est lointain, vous serez amené à prendre en compte le décalage horaire. Pour gérer efficacement cet élément pendant un voyage d’affaires à l’étranger, il est essentiel d’anticiper et d’adopter quelques bonnes pratiques.

Avant votre départ, essayez d’adapter progressivement votre rythme de sommeil à l’heure de votre destination. Une fois sur place, exposez-vous à la lumière naturelle dès le matin pour aider votre corps à s’adapter plus rapidement. Hydratez-vous régulièrement et limitez la consommation de caféine, surtout en fin de journée.

Selon le programme de chaque journée, accordez-vous des courtes siestes sans dépasser 20 minutes. Ces habitudes vous permettront de limiter la fatigue sans perturber votre sommeil nocturne.

Organisez vos réunions et vos activités importantes en tenant compte de votre période d’adaptation pour être pleinement opérationnel dès les premiers jours.

Question n°8 – Disposez-vous de tous les documents dont vous aurez besoin ?

Avant de partir en voyage d’affaires, assurez-vous d’avoir en votre possession tous les documents nécessaires pour éviter toute difficulté administrative. Vérifiez la validité de votre passeport et, si nécessaire, obtenez un visa adapté à votre destination.

N’oubliez pas les documents essentiels pour le bon déroulement de votre voyage d’affaires dont : 

• les billets d’avion
• les confirmations de vos réservations d’hôtels
• les lettres d’invitation si vous en avez
• les documents techniques et les contrats lorsque vous avez envisagé de les signer pendant vos visites

Il est également recommandé de conserver des copies numériques de ces documents sur un cloud sécurisé ou une clé USB, afin d’y accéder facilement en cas de perte ou de vol. Une préparation rigoureuse vous permettra de voyager l’esprit tranquille et de vous concentrer pleinement sur les objectifs de vos visites.

Pour éviter les surprises en matière de paiements à l’étranger, assurez-vous que votre carte bancaire fonctionne dans votre pays de destination. Si vous avez des doutes, prévoyez des moyens de paiement alternatifs.

Question n°9 – Avez-vous une liste des bonnes adresses ?

Lorsqu’ils préparent un voyage d’affaires à l’étranger, la plupart des professionnels ont tendance à penser à l’hébergement et aux transports. Selon les particularités de votre déplacement, il y a toutefois d’autres éléments que vous devez prendre en compte.

Si vous devez rencontrer vos clients et prospects, la plupart d’entre eux pourront vous recevoir dans leurs bureaux. Cependant, ce n’est pas toujours le cas. Pour le bon déroulement de vos visites, vous pouvez être amené à réserver un bureau, voire une salle de réunion. C’est pourquoi vous devez confirmer l’adresse de chaque rendez-vous pendant votre voyage d’affaires. Cela vous permettra de bien évaluer vos besoins de location de salles et d’ajuster votre budget si besoin. Vous pouvez même faire une liste des salles en location sur la zone géographique ciblée, comparer les services proposés et les tarifs, et effectuer vos réservations en amont.

Lorsque vous avez des rendez-vous en fin de matinée, il est possible de déjeuner avec votre client ou partenaire. Pour éviter les écarts de budget, faites un point sur l’agenda de votre voyage d’affaires et recherchez des restaurants à proximité. Cela vous permettra d’avoir plusieurs bonnes adresses chaque jour, de faire vos réservations au bon moment et d’éviter les imprévus.

Question n°10 – Avez-vous préparé le bagage pour votre voyage d’affaires ?

Lorsque vous préparez un déplacement à l’étranger, préparez vos tenues et toutes les affaires dont vous aurez besoin en amont. Vérifiez également la météo et choisissez les tenues les plus adaptées.

N’oubliez pas votre ordinateur, votre téléphone, vos écouteurs et vos chargeurs. Vous pouvez également vous munir d’une batterie externe et d’un adaptateur de prise selon votre destination.

Préparer votre valise en amont vous permettra de savoir de quel type de valise vous avez besoin. Lorsque c’est possible, privilégiez une valise cabine. La meilleure solution pour voyager léger et éviter la perte de vos bagages pendant les escales.

Question n°11 – Avez-vous prévu un kit professionnel ?

Selon votre agenda et les personnes que vous allez rencontrer pendant votre voyage d’affaires, préparez la documentation nécessaire pour présenter votre entreprise et votre projet. Vous pouvez prévoir par exemple des cartes de visite, des flyers, des brochures et des catalogues. Assurez-vous d’avoir tous les documents essentiels à vos réunions, au format papier et/ou numérique.

Question n°12 – Avez-vous préparé un planning pour chaque journée de votre séjour à l’international ?

Avez-vous prévu un planning détaillé pour chaque journée de votre séjour à l’international ? Une organisation minutieuse est essentielle pour optimiser votre temps et atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.

En planifiant à l’avance vos rendez-vous, vos temps de déplacement et vos moments de repos, vous éviterez les imprévus et vous serez plus efficace. Pensez également à intégrer des plages horaires flexibles pour gérer d’éventuels contretemps ou prolonger une discussion stratégique.

Un agenda bien structuré vous permettra non seulement de rester productif, mais aussi de profiter pleinement des opportunités de networking. En prévoyant des marges entre vos rendez-vous, vous serez plus à l’aise et vous aurez également le temps de découvrir votre ville de destination.

Question n°13 – Avez-vous prévu un suivi de votre voyage d’affaires à l’étranger ?

Avez-vous prévu un suivi de votre voyage d’affaires à l’étranger ? Une fois votre mission terminée, il est essentiel d’assurer un suivi rigoureux pour maximiser les résultats de votre déplacement.

Avez-vous pris le temps d’évaluer l’impact de vos rencontres et des accords conclus ? Un compte-rendu détaillé, un débriefing avec vos équipes et un suivi des actions à entreprendre vous permettront de capitaliser sur les opportunités générées.

Pensez également à entretenir les relations professionnelles établies en envoyant des emails de remerciement. Un bon suivi transforme un voyage d’affaires en un véritable levier de croissance pour votre entreprise.

Question n°14 – Qui organise votre voyage d’affaires à l’étranger ?

L’organisation de votre voyage d’affaires à l’étranger peut être prise en charge par différents acteurs, en fonction de la taille de votre entreprise et de vos besoins. Si vous travaillez dans une grande société, le service interne dédié aux voyages d’affaires ou un assistant administratif peut s’occuper de la réservation des vols, de l’hébergement et de la logistique.

Les entreprises de taille intermédiaire font souvent appel à des agences spécialisées qui assurent une gestion sans faille. C’est le choix idéal pour optimiser le budget de votre déplacement à l’étranger.

Si vous travaillez dans une petite structure, vous pouvez organiser votre déplacement vous-même. Il est également possible d’utiliser une plateforme en ligne qui propose des solutions sur mesure pour les professionnels. Dans tous les cas, une bonne anticipation vous permettra d’éviter les imprévus et d’optimiser votre séjour.

Question n°15 – Avez-vous besoin d’un traducteur ou de prendre un cours d’anglais ?

Lors d’un voyage d’affaires à l’étranger, la barrière de la langue peut rapidement devenir un obstacle aux négociations et à la communication avec vos partenaires. Si vous devez échanger sur des sujets techniques ou juridiques complexes, faire appel à un traducteur professionnel peut être une solution efficace pour éviter toute erreur d’interprétation.

Cependant, si vos interactions sont plus générales et récurrentes, investir dans un cours d’anglais en ligne peut s’avérer être un choix plus rentable et bénéfique à long terme. Une formation en visioconférence avec un professeur natif vous permettra d’acquérir rapidement des compétences adaptées à votre secteur et de gagner en autonomie lors de vos déplacements professionnels.