Réussir l’organisation de voyages d’affaires

Aujourd’hui, pour de nombreuses entreprises, le voyage d’affaires n’est pas une option. Il renforce des partenariats, forme des collaborateurs ou récompense les équipes. Même s’il représente le deuxième poste de dépenses après le salaire des employés, on ne peut généralement passer à côté​ des opportunités que le déplacement professionnel offre en France, en Europe ou partout ailleurs dans le monde.

Alors comment assurer l’organisation du voyage d’affaires efficacement ? À quoi faut-il penser avant, pendant et après les déplacements professionnels ? Quelles solutions de gestion des déplacements professionnels peuvent vous aider ? Voici nos conseils.

Les différents types de voyages d’affaires

On parle de voyage d’affaires lorsqu’un collaborateur accomplit une mission professionnelle en dehors de son lieu de travail habituel pour plus d’une journée. Comme il ne peut pas rentrer à son domicile après son travail, il doit trouver un hébergement et se restaurer sur place. C’est l’entreprise qui paie les frais de déplacement professionnel et se charge de l’organisation du voyage d’affaires (réservation des billets de transport et des nuits d’hôtels, prise de repas, assurance…).

Vos collaborateurs peuvent être envoyés en déplacement professionnel pour diverses raisons :

• La visite clients, prospects ou fournisseurs ;
• Le voyage pour assister à une conférence ou visiter un salon professionnel ;
• Le séminaire d’entreprise ;
• Le voyage pour entreprise ;
• Le tourisme d’affaires ;
• Le bleisure travel.

Attention : d’après le Code du travail, un déplacement professionnel ne peut pas dépasser ni 90 jours consécutifs par mission ni 180 jours par an à l’étranger.

Pourquoi organiser un voyage d’affaires ?

Rien ne peut remplacer le bénéfice d’un voyage d’affaires. C’est peut-être lors de ce salon professionnel que vous allez rencontrer un nouveau client, ou lors de ce team building à l’étranger que vous allez remotiver les équipes et les rendre plus productives au travail. Il y a toujours un intérêt majeur à l’organisation d’un voyage d’affaires.

Créer et renforcer des liens commerciaux

La raison historique du voyage d’affaires, c’est la création ou le maintien de liens professionnels avec ses clients, fournisseurs ou autres partenaires. Vous envoyez un agent à l’autre bout de la France pour signer un contrat commercial, pour proposer vos produits dans un salon professionnel, pour trouver le prestataire de service qui répondra à vos besoins. En résumé, vous saisissez des opportunités d’affaires. Ainsi, vous renforcez votre présence de marque à l’international et pérennisez votre entreprise.

Acquérir de nouvelles compétences

L’organisation d’un voyage d’affaires, c’est aussi l’occasion de former ses collaborateurs en dehors de leur lieu de travail habituel, avec de nouveaux interlocuteurs. Pendant une conférence ou un séminaire d’entreprise, vos employés élargissent naturellement leurs horizons en apprenant différemment. Ils découvrent les innovations du secteur, essaient les dernières solutions et échangent avec les entreprises. Ils reviennent ainsi avec de nouvelles idées en tête afin d’établir de nouvelles stratégies commerciales.

Récompenser et motiver les collaborateurs

Peut-être moins connu mais tout aussi utile, le voyage pour entreprise, le team building, le tourisme d’affaires ou encore le bleisure travel permettent d’investir dans le capital humain de la société. C’est le moment de renforcer les relations au travail et de créer une communauté soudée. Vous pouvez organiser ce type de voyage d’affaires pour récompenser, motiver, engager et favoriser le bien-être au travail.

Comment organiser un voyage d’affaires ?

Même s’il s’agit d’une nécessité pour votre entreprise, la gestion d’un voyage d’affaires prend du temps. Beaucoup préfèrent la confier à une agence spécialisée dans le business travel comme Selectour Affaires, simplifiant ainsi la démarche de A à Z et rendant le déplacement professionnel le plus efficace possible. À juste titre, au vu de la complexité de la tâche ! Voici les grandes étapes pour l’organisation du voyage d’affaires.

Rassembler les documents et équipements indispensables

La gestion du voyage d’affaire est d’abord une question de gestion d’ordre administratif. Où qu’ils aillent et quel que soit le moyen de transport choisi, les voyageurs doivent garder en permanence certains documents et matériels indispensables sur eux, au format numérique et papier. Vérifiez donc bien qu’ils aient tout ce qu’il faut avant de partir, notamment :

• Les papiers d’identité (carte, passeport avec visa…) ;
• Le permis de conduire ;
• La carte bancaire et d’espèces ;
• La carte de Sécurité sociale ;
• La carte européenne d’assurance maladie ;
• L’attestation d’assurance obligatoire dans certains pays ;
• Les titres de transport (avion, train…) ;
• La réservation d’hôtels ;
• Les clés et badges dédiés au nouveau lieu de travail ;
• Le téléphone avec forfait mobile et accès à internet ;
• Les coordonnées de la banque ou de l’application mobile bancaire ;
• Les coordonnées de l’entreprise habituelle et du lieu d’arrivée.

Attention aux délais administratifs pour recevoir des passeports avec visa ou pour réserver des hôtels à des prix intéressants.

Planifier le séjour des voyageurs

Nous en venons à la planification du séjour. C’est à l’entreprise de déterminer les clients à visiter ou les salons professionnels auxquels participer pendant le voyage d’affaires. En fonction des points d’intérêt, vous allez donc prévoir les différents trajets et définir les moyens de transport et hébergements adéquats, en recherchant les meilleurs prix. Dans l’idéal, vous avez déjà rédigé une politique voyage et connaissez donc les règles à suivre.

Sans une application de business travel ou une agence de voyages d’affaires pour vous aider, vous passerez des heures à planifier le séjour idéal. Il faudra également anticiper les aléas du voyage (retard du train, perte de bagages, accident, maladie…) en souscrivant une assurance adaptée. Pendant le déplacement, bien sûr,​ vous devrez rester disponible en cas de problème.

Organiser l’absence des collaborateurs dans l’entreprise

Votre employé est parti en mission loin du bureau, il faut donc également réorganiser son service en interne. Les outils de communication à distance permettent peut-être de garder un lien avec les collègues, mais vous ne pouvez pas déranger en permanence l’agent en mission (sans compter le décalage horaire).

Vous devez donc organiser son absence bien à l’avance. Déléguez les tâches, formez les équipes, prévoyez des temps de réunion dans le planning et paramétrez l’e-mail automatique d’absence du bureau.

Rembourser les frais de déplacement professionnel

Le remboursement des frais professionnels fait partie des obligations de l’employeur. Beaucoup de voyageurs d’affaires avancent les dépenses pendant le déplacement professionnel, notamment les repas, les péages et les taxis. Ils doivent donc conserver leurs notes de frais puis les soumettre à l’employeur à leur retour, qui remboursera le montant dans un délai correct.

Cette dernière étape peut représenter une grande perte de temps pour les agents qui reviennent de mission et les services qui doivent valider les montants pour le remboursement.

Pourquoi passer par une agence de voyages d’affaires ?

De la réservation des déplacements professionnels à la gestion des dépenses, l’agence de voyage d’affaires vous fait gagner du temps et de l’argent en entreprise. Elle s’adapte à vos besoins et à votre budget, simplifie les démarches administratives et vous assiste 24 h/24, du début à la fin du séjour.

Vous bénéficiez ainsi des meilleurs prix, de réservations rapides, d’une assistance aux voyageurs, d’un suivi des dépenses en temps réel et d’un remboursement simplifié. De plus, Selectour Affaires vous fournit une application mobile tout-en-un afin de rendre le déplacement plus facile pour vos employés. Pour des voyages plus sereins et plus productifs !